Cahier des charges : indispensable pour trouver le bon partenaire

Établir un cahier des charge est une tâche chronophage. Mais elle est essentielle pour trouver le bon partenaire et ne pas être déçu de la prestation vendue.

A l’ère des tweets et des mails lapidaires, a-t-on encore besoin du formalisme corseté d’un cahier des charges ? Sûrement plus que jamais. Dans un contexte de volatilité extrême, il est encore plus impérieux de graver dans le marbre les conditions d’exécution d’une prestation de service. Car le cahier des charges sert d’abord à fixer un cadre clair à une collaboration. Il définit les besoins du client ainsi que les contraintes auxquelles doit répondre le service du fournisseur.

Cahier des charges : éviter les zones de flou

Les achats étant une fonction transversale, il est parfois difficile de comprendre les besoins pointus d’un service technique. A chacun sa spécificité, son jargon, sa micro-spécialité. Le rôle du cahier des charges est justement de traduire ces besoins de la manière la plus claire possible. L’objectif :  éviter des erreurs d’interprétation et les zones de flou. La tendance aujourd’hui est d’ailleurs à l’abandon des cahiers des charges techniques au profit de cahier des charges fonctionnels. C’est-à-dire que plutôt qu’une obligation de moyens (liste des matériels et spécifications techniques), le fournisseur est plutôt tenu à une obligation de résultat (les fonctions remplies par la prestation ou le service). Cela n’exonère pas pour autant d’un souci du détail et des descriptions précises du résultat recherché. Attention notamment aux caractéristiques qui paraissent « évidentes » ou de bon sens. Faute de formalisation adaptée et spécifique, elles peuvent se transformer en source de litiges entre le fournisseur et le donneur d’ordres. Toute la subtilité de l’exercice réside dans l’équilibre entre un niveau de détail suffisant et une formalisation sans ambiguïté.

Bien connaître ses ressources internes

Bien sûr, la rédaction d’un cahier des charges pour une prestation intellectuelle ne répond pas à la même trame que pour des services de déménagement ou un projet d’ingénierie. Pour s’adapter à chaque situation, il est avant tout nécessaire de bien connaître ses ressources internes. Il faut en effet déterminer au mieux son degré d’externalisation et éviter ainsi les doublons. Cela implique de consacrer du temps à recueillir les besoins des services concernés et les contraintes des utilisateurs finaux pour les confronter aux limites techniques et budgétaires du projet. Plus que l’intérêt du document lui-même, la rédaction d’un cahier des charges implique un exercice de définition précis des besoins. Il améliore de ce fait la communication entre les achats et leurs clients internes. Enfin, le cahier des charges doit aussi nettement stipuler les certifications et labels métier garants de la qualité de la prestation. Gare à ne pas oublier également les critères de développement durable et RSE relatifs aux propres exigences du donneur d’ordres.

LeadGen

Besoin d’optimiser vos achats ?

Renseignez vos coordonnées pour qu’un conseiller American Express vous contacte gratuitement !

* Les champs marqués* sont obligatoires
Conformément à la loi «informatique et libertés» du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations vous concernant. Pour exercer ce droit, contactez : American Express Carte France, GCP, 4 rue Louis Blériot, 92561 RUEIL MALMAISON Cedex. Données collectées à des fins commerciales. 


Supplément partenaire réalisé et animé par American Express. La rédaction des Echos n'a pas participé à sa réalisation.

Inspirez-vous. Informez-vous


Ne manquez rien
de l'actualité business !

Recevez une fois par mois la newsletter InstinctBusiness.

Conformément à la loi «informatique et libertés» du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations vous concernant. Pour exercer ce droit, contactez : American Express Carte France, GCP, 4 rue Louis Blériot, 92561 RUEIL MALMAISON Cedex. Données collectées à des fins commerciales.