PME : simplifiez-vous la gestion des micros-achats !

La gestion  des micros-achats relève parfois de la corvée… Si certaines tâches ne peuvent être évitées, quelques processus gagneraient pour leur part à être automatisés et centralisés. Voire pourquoi pas intégrés dans un processus dématérialisé de bout en bout. C’est notamment le cas des factures fournisseurs, et en particulier de celles relatives aux notes de frais. 

Valider une demande d’achat, en assurer le suivi puis récupérer et saisir les factures fournisseurs en comptabilité… Autant de de tâches nécessaires à la tenue des comptes de l’entreprise mais néanmoins chronophages, source d’erreurs, à faible valeur ajoutée voire génératrices de coûts indirects. D’autant que ces coûts restent souvent identiques quel que soit le montant de la facture. D’où l’intérêt de mettre en place un processus de gestion des achats automatisés de bout en bout, depuis le paiement, jusqu’à son intégration comptable en passant par le traitement de la note de frais.

Gestion des micros-achats : tout commence par le paiement

La carte affaires représente ainsi une valeur sûre pour éviter les avances de frais des collaborateurs et gagner en visibilité sur les paiements engagés à des fins professionnelles. Et ce, que ce soit dans le cadre d’un déplacement ou pour des micros achats (comme des fournitures ou l’achat de publicités web). Elle est parfois paramétrable en fonction de certains critères (montant plafonné, restrictions des commerçants…). Elle peut aussi être associée à des applications mobiles pour, par exemple, prendre en photo une facture et l’envoyer directement dans la solution de gestion des notes de frais. La carte affaires, telle que la Carte Corporate Gold American Express, facilite ainsi la gestion des petits achats des collaborateurs. Elle permet de gagner en contrôle sur les frais engagés.

Des solutions de paiement dédiés à des achats spécifiques

C’est également le cas des cartes dédiées à des achats bien spécifiques (cartes carburants) ou prépayées. Dans le voyage d’affaires, les solutions de paiement centralisées, comme les cartes logées ou virtuelles, permettent pour leur part de dématérialiser les factures et les notes de frais. Et suppriment ainsi toutes les tâches de saisies de données associées. C’est le cas notamment du Compte Carte Voyage d’Affaires American Express. Quelles qu’elles soient, les solutions de paiements sont ainsi de précieux alliés pour les comptables et directions financières. Elles permettent évidemment de centraliser et d’optimiser le contrôle des dépenses. Mais elles génèrent aussi d’importants gains de temps sur des tâches de saisie et de centralisation des informations sur les dépenses.

Automatiser la gestion des frais professionnels

La démarche sera encore plus optimale si l’entreprise automatise l’ensemble du processus de gestion des achats et des notes de frais. A cet effet, elles peuvent notamment s’appuyer sur es solutions de gestion de notes de frais en lieu et place des traditionnels fichiers bureautiques. D’autant que depuis quelques années, ces applications, telles qu’Expensya, tendent à s’adapter aux besoins spécifiques des TPE et des PME. Ces solutions permettent d’importer et de traiter des factures dématérialisées. Certaines proposent même des applications mobiles que les salariés peuvent utiliser pendant leurs déplacements. Elles leur offrent ainsi la possibilité de gérer leurs factures/notes de frais immédiatement. Parfois même de prendre en photo les justificatifs de paiement qui sont ensuite envoyés directement dans l’application. Souvent, ces solutions de gestion des notes de frais proposent une intégration automatique dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise des données saisies par le collaborateur (après validation de l’employeur).

Des achats mieux maîtrisés

En automatisant ainsi l’ensemble de ces processus, ces outils déchargent les collaborateurs et les comptables de nombreuses tâches de saisie. Ils fluidifient le traitement des achats liés aux déplacements professionnels et limitent les risques d’erreurs et de fraudes. Cette automatisation facilite également le suivi et le pilotage des dépenses. En effet, généralement associées à des outils de reporting, les solutions de gestion des notes de frais améliorent la visibilité sur les dépenses engagées et ce, en fonction de différents critères : par collaborateur, par typologie de dépense (hôtellerie, fournitures, taxis…), etc. Les entreprises contrôlent ainsi mieux les dépenses. Mais elles disposent également d’éléments tangibles pour négocier les prix avec les fournisseurs les plus plébiscités par leurs collaborateurs !

LeadGen

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