Digitalisation & Achats – Un levier d’optimisation des coûts (4/4)

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Alors même que la réduction des coûts est dans la ligne de mire de la plupart des stratégies achats, la digitalisation des processus en la matière apparaît aujourd’hui comme un prérequis indispensable à l’atteinte de cet objectif. Explications.

Selon une récente étude du cabinet Deloitte, 79% des directeurs achats font de la réduction des coûts leur priorité pour 2017. A cette fin, ils devront poursuivre leurs efforts de négociations avec leurs fournisseurs et continuer à en rationaliser le nombre. Cependant, l’optimisation de leur stratégie de réduction des coûts ne saurait se limiter à cette seule approche. Aujourd’hui, ils ont également la possibilité de capitaliser sur les opportunités offertes par le digital pour pousser plus avant leurs démarches en la matière.

En effet, d’après Bertrand Gabriel, directeur du cabinet de conseil Acxias spécialisé dans les achats, « la digitalisation permet des gains de performance importants des équipes achats, une réduction drastique des achats sauvages et une meilleure maîtrise des risques en lien avec une amélioration de la qualité ». D’ailleurs, selon le livre blanc PayStream Advisor, 50% des entreprises qui envisagent d’automatiser leurs processus achats le font entre autre pour mieux maîtriser leurs coûts. Un levier d’autant plus intéressant à activer que les technologies digitales réservées aux services achats sont désormais arrivées à maturité.

Les outils de gestion des achats, sources d’efficacité opérationnelle

C’est notamment le cas des outils de dématérialisation des processus tels que les factures fournisseurs ou les appels d’offres. Dès lors que les appels d’offres passent par une plate-forme électronique et que tous les échanges avec les directions métiers et les fournisseurs sont dématérialisés, les achats gagnent généralement en efficacité. Leur performance et leur agilité s’améliorent également, réduisant par la même leurs coûts opérationnels…

Par ailleurs, les solutions e-Achats et d’e-procurement intègrent de plus en plus souvent une dimension collaborative. Les fonctions de workflow, forum ou autres partages de documents y contribuent. Ces dernières favorisent la communication et le partage d’informations au sein d’organisations parfois décentralisées et géographiquement dispersées. La productivité et la performance des équipes en bénéficient tout autant. Une productivité également renforcée par les nouvelles fonctionnalités de mobilité généralement proposées par ces solutions. En effet, celles-ci permettent aux acheteurs de traiter une facture ou de réaliser un achat depuis un terminal mobile et ce, en temps réel.

Une meilleure maîtrise des coûts avec le SaaS

Dès lors que ces outils sont configurés en mode SaaS, ils permettent aux acheteurs de travailler directement sur un cloud. Ce dernier garantit une meilleure accessibilité aux travaux que toute la fonction achat réalise au quotidien mais également à des informations internes et externes à l’entreprise. D’autre part, cette technologie permet de connecter un très grand nombre de personnes entre elles. Avec le SaaS, l’entreprise achète alors un usage plutôt qu’un outil. Elle optimise ainsi les coûts liés à sa solution de gestion. Beaucoup plus flexibles que le mode licence traditionnel, les outils en SaaS peuvent également évoluer en fonction des nouvelles missions confiées aux achats, mais également en fonction du nombre de collaborateurs. Ils limitent ainsi des investissements démesurés.

Une optimisation des coûts renforcée avec le Big Data

Même les technologies liées au Big Data contribuent à renforcer l’efficacité et l’agilité des organisations achats. Elles permettent de mieux analyser les dépenses, d’identifier de nouvelles sources d’économies voire de réaliser des analyses prédictives. Ainsi, les fonctions achats identifient plus facilement et plus rapidement d’éventuelles opportunités sur le marché. Une performance qui s’applique également aux risques liés aux fournisseurs ou encore aux éventuelles actions de prévention à mener. Cette prédictibilité devrait se renforcer avec l’émergence de nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle ou le machine learning.

Le digital va au-delà de la réduction des coûts opérationnels et de l’amélioration des processus. Il permet à la fonction achat de devenir créatrice de valeur, contribuant par la même à la performance de son entreprise.


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Supplément partenaire réalisé et animé par American Express. La rédaction des Echos n'a pas participé à sa réalisation.

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