Frais de bouche : suivre les paiements à la loupe

Les frais de restauration des collaborateurs de l’entreprise restent parmi les plus difficiles ont le plus à suivre et à maîtriser. Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions de réservation et de paiement pour ces frais de bouche. Revue de détails.

Chaque année en France, 6 milliards d’euros seraient dépensés en repas d’affaires. Selon Business Table, les « frais de bouche » représenteraient même jusqu’à 10 millions d’euros annuels chez certains grands groupes. Des chiffres qui justifient à eux seuls la volonté des entreprises de mieux encadrer ces dépenses.

La carte corporate : pour une liberté contrôlée du collaborateur

Pour éviter les avances de frais ou autres problématiques liées aux devises étrangères, la carte corportate, autrement appelée carte business ou carte affaires, reste à ce jour l’une des meilleures solutions. Simple, flexible et sécurisée, elle contribue à la rationalisation des coûts administratifs de l’entreprise. D’autre part,  les dépenses étant débitées avec un différé de trente à  soixante jours selon les opérateurs, les entreprises allègent ainsi leur trésorerie. Grâce aux reporting qui y sont associés, l’entreprise bénéficie d’une visibilité accrue sur les dépenses globales de ses collaborateurs. Ce qui lui permet de mieux  négocier les tarifs avec ses fournisseurs, dont certains restaurateurs. Ces reporting permettent également d’avoir une visibilité sur les dépenses engagées par chacun de ses collaborateurs. Sur la base de ces éléments, elle améliore le respect de sa politique voyage, en particulier dans son volet « restauration ». D’autant que ces cartes permettent parfois de bloquer les achats chez certains fournisseurs (et d’éviter ainsi les restaurants hauts de gamme…) et/ou d’en plafonner les montants (et limiter ainsi les dérives…). Enfin, les achats réalisés avec ces cartes peuvent être débités sur le compte personnel du collaborateur. Un vrai atout pour contribuer à le « responsabiliser » et donc à rationaliser ses dépenses.

Cartes prépayées : pour des frais de bouche contrôlés a priori

Malgré les incontestables atouts de la carte corporate, tous les collaborateurs ne peuvent y prétendre. En particulier lorsqu’ils sont seulement « de passage » dans l’entreprise (intérimaires, stagiaires, CDD…). La carte prépayée est alors l’une des solutions de paiement la mieux adaptées pour les frais de restauration. Et pour cause. Dans leurs versions les plus récentes, elles proposent un paramétrage pour encadrer leur utilisation, permettant notamment de limiter les achats à certains jours de semaine ou justes aux restaurateurs. Une fois le plafond atteint, elles se rechargent manuellement ou automatiquement (sur Internet notamment). Ce qui limite les coûts administratifs et de gestion. Grâce à ce moyen de paiement, la direction financière ou le travel manager peut déterminer une ligne budgétaire allouée aux frais de bouche, à enveloppe fermée. Cette solution lui permet d’avoir une visibilité a priori et non plus a posteriori sur les dépenses faites en la matière.

Les solutions innovantes : une nouvelle carte à jouer pour rationaliser les dépenses de restauration

Comme pour de nombreux secteurs d’activité liés aux déplacements professionnels, les solutions innovantes gagnent le marché de la réservation et de la gestion des frais de restauration. Pour preuve,  l’offre proposée par Business Table. Elle est ouverte depuis 2014 pour les grands comptes et, depuis l’an passé, aux PME/PMI. A travers cette dernière, les entreprises bénéficient d’un ensemble de prestations leur permettant de gérer facilement l’ensemble de la chaîne des démarches liées à la réservation, au suivi et à la rationalisation des dépenses de restauration : accès à des menus négociés, comptabilisation des dépenses, remboursement, récupération de TVA… Les collaborateurs pour leur part peuvent réserver parmi des milliers de restaurants ou traiteurs référencés. Ils n’ont plus à avancer les frais, ni à émettre des bons de commandes. Il leur suffit de signer le reçu sur place. Business Table s’occupe du reste conjointement avec ses partenaires opérateurs de moyens de paiement… Les coûts administratifs liés à la gestion des frais de restauration n’en sont que mieux maîtriser.

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