Voyages d’affaires : quelles solutions pour les TPE / PME ?

Se développer sur un marché concurrentiel nécessite aujourd’hui de sortir de son pré carré régional voire national. Dès lors, les déplacements professionnels deviennent une nécessité. Pour les TPE/PME, la gestion optimisée de ces déplacements n’est pourtant pas toujours évidente. Pourtant, des solutions adaptées à leurs problématiques existent. Elles leur permettent de créer une véritable stratégie voyages d’affaires. Quelques conseils…

Définissez votre politique voyages d’affaires

En matière de déplacements professionnels, la diffusion des bonnes pratiques et l’optimisation des coûts passent, en premier lieu, par la mise en place de règles centralisées pour toute l’entreprise. Elles sont regroupées au sein d’une politique voyages d’affaires. Ces règles portent bien sûr sur les canaux de réservations et les prestataires de voyages autorisés (compagnies aériennes, établissements hôteliers, taxis…). Mais elle englobe aussi les moyens de paiements à privilégier ainsi que les processus de gestion de notes de frais. Pour être efficace, la mise en place de cette politique nécessite de mener en amont une réflexion sur la stratégie de développement de l’entreprise et ses besoins en matière de déplacements. Cette première étape est indispensable pour garantir le respect de la politique voyages d’affaires par les collaborateurs de l’entreprise. Mais aussi pour contrôler le recours à l’open booking (réservation hors des canaux préconisés par l’entreprise) !

Appuyez-vous sur des experts !

Peu de TPE et PME disposent d’un service consacré aux déplacements professionnels. Le recours aux agences de voyages peut donc s’avérer fort utile pour en optimiser la gestion. D’autant qu’un certain nombre d’entre elles, à l’instar d’American Express GBT, proposent aujourd’hui des prestations adaptées à leurs enjeux et à leur taille. Une agence facilite ainsi les démarches et les conditions de voyages des collaborateurs qui se déplacent, tout en intégrant les contraintes de coûts et de sécurité des entreprises. D’autres acteurs comme Mezi vont même encore plus loin en apportant une véritable assistance personnelle à l’organisation et à la planification des voyages d’affaires.

Recourez aux plates-formes de réservation en ligne

Le développement des plates-formes de réservations en ligne spécialisées comme Misterfly.com dans les transports aériens et l’hôtellerie, HRG dans l’hébergement ou encore Trainline.com dans les trains et les bus en Europe permettent pour leur part aux entreprises de trouver les meilleures offres tarifaires du moment sur le net. Un recourt d’autant plus intéressants pour les TPE et PME dont les volumes de réservation ne sont pas toujours suffisants pour négocier des tarifs préférentiels directement auprès des prestataires de voyages. Autres atouts, et non des moindres, certaines de ces plates-formes de réservation peuvent intégrer des moyens de paiements centralisés telles que les cartes logées ou les cartes virtuelles. Ces dernières facilitent notamment la gestion, le suivi et le contrôle des dépenses voyages engagées.

Plébiscitez les solutions alternatives

L’optimisation des coûts passe aussi par la propension de l’entreprise à autoriser la pratique du « best buy », en vogue depuis le développement des compagnies aériennes low cost et la montée en puissance de sociétés telles que Airbnb ou Uber. Des solutions alternatives d’autant plus plébiscitées aujourd’hui qu’elles proposent désormais des offres « business » répondant aux contraintes définies par les entreprises dans le cadre de leur politique voyages, notamment en termes de sécurité des voyageurs d’affaires.

Automatisez la gestion des frais professionnels

La gestion des frais professionnels mérite également une attention toute particulière. Les outils de gestion de notes de frais, comme celui d’Expensya, permettent en effet d’en automatiser et donc d’en optimiser les processus. Ils intègrent notamment des flux d’approbation et des politiques de dépenses autorisées contribuant ainsi à une meilleure maîtrise des coûts. D’autre part, les notes de frais sont généralement directement déversées dans le système comptable de l’entreprise, limitant ainsi les coûts indirects liés à leur gestion. Les collaborateurs et le service comptabilité gagnent alors en productivité.

Mettez en place des solutions de paiement optimisées

Pour aller encore plus loin dans la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires, il est également possible de mettre en place une ou plusieurs solutions de paiement. Pour les PME, une carte virtuelle, comme la solution vPayment d’American Express, permettra  de régler ses fournisseurs pour les déplacements, tout en gardant le une traçabilité et un contrôle  sur les dépenses. Ces solutions peuvent en outre offrir des solutions de paiement différé, allégeant la trésorerie et le BFR de l’entreprise. Pour les dépenses courantes, les cartes corporate, comme les cartes Pro ou Business d’American Express, permettent également d’allonger ses délais de paiement  et de garder la mains sur les frais engagés.

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