Le Travel Manager à la croisée des chemins (1/2)

Interview de Lukrecya Payen, administrateur au sein de l’Association Française des Travel Managers (AFTM).

Fonction transverse au sein des organisations, le Travel Manager fait voyager l’entreprise. Ce rôle, actuellement en plein développement, permet de rationaliser l’ensemble des dépenses liés aux déplacements professionnels. Et de faciliter les voyages d’affaires de l’ensemble des collaborateurs par la mise en place de solutions efficaces. A condition toutefois d’être bien intégré au sein de l’organisation. Retour avec Lukrecya Payen, Administrateur au sein de l’AFTM et Travel Manager de Schneider Electric,

Instinct Business : Quelle est la légitimité du Travel Manager dans l’entreprise ?

SONY DSCLukrecya Payen : Le Travel est parfois perçu comme le parent pauvre de l’entreprise.Sa valeur n’est pas toujours concrètement perceptible, aussi bien par la direction générale de l’entreprise que parfois par les collaborateurs. Pourtant, le poste voyage d’affaires est souvent dans le TOP 5 des centres de coûts de l’entreprise. Il arrive juste après la masse salariale et l’immobilier, ce qui est loin d’être négligeable ! Pour les non initiés, le métier peut apparaître comme facile, voire réalisable par un stagiaire en année de césure. Opter pour une telle solution serait une grave erreur ! En effet, plus les choses paraissent faciles, plus elles sont complexes. Le Travel Manager a donc une réelle légitimité dans toutes les entreprises dont les collaborateurs se déplacent.

IB : Quelle est la place du Travel Manager dans l’entreprise?

L.P. : Aujourd’hui encore, la place du Travel Manager dans l’entreprise n’est pas figée et dépend des organisations. Dans les entreprises les plus matures en matière de gestion du voyage d’affaires, le Travel Manager est rattaché à la fonction achats. Néanmoins, il dépend aussi souvent de la Direction des Ressources Humaines ou de la Direction Financière. Il arrive également, dans certaines entreprises, qu’il soit placé sous la responsabilité des Services Généraux, de l’Administration Générale ou encore de la Comptabilité. Son rôle et ses missions varient alors en fonction de son positionnement au sein de l’entreprise.

IB : Quelles sont ses différentes interactions avec les directions opérationnelles ?

L.P. : Au sein de l’entreprise, la fonction du Travel Manager est totalement transverse. Le Travel ManagerIl porte à ce titre différentes plusieurs casquettes qui correspondent à autant de missions. Il travaille ainsi en interaction avec différentes directions opérationnelles concernées par l’activité : les achats pour la négociation (lorsque cette partie fait partie de ses attributions, ce qui est n’est pas toujours le cas, notamment pour les sociétés ayant un service achat dédié), avec l’IT pour les outils (OBT, T&E) et leur paramétrage, la RH pour la mise en place et l’application de la politique voyage. Certaines de ses interactions sont plus ou moins soutenues selon les périodes de l’année. Par exemple, en début ou en fin d’exercice fiscale, le Travel Manager travaille de façon plus intense avec la DAF sur les politiques de réduction des coûts voyages.

IB : Comment le Travel Manager contribue-t-il à l’optimisation des coûts voyages ?

L.P. : Les objectifs de réduction des coûts fixés aux Travel Managers dépendent des organisations. Il peut s’agir de répondre à une stratégie globale de réduction des coûts dans l’entreprise. Il peut également s’agir de faire mieux que les prévisions annoncées sur un secteur particulier. Si l’hôtellerie annonce une hausse de 4% du tarif des nuitées en 2017, l’objectif pour le Travel Manager peut être de limiter cette hausse à 2%, de garder les prix stables ou mieux, de les réduirebaisser. Quels que soient ces objectifs, ils doivent rester réalistes. Pour les atteindre, le Travel Manager travaille généralement avec les achats ou la finance. De par sa fonction transverse, il leur apporte notamment sa connaissance du marché, de la politique RH de l’entreprise et des besoins des collaborateurs.

IB : Que conseilleriez-vous aux PME qui n’ont pas de Travel Manager ?

L.P. : Dans les PME, la fonction de Travel Manager est plus connue sous la dénomination de « chargé(e) de voyages ». Un rôle souvent dévolu à une assistante et/ou un(e) Office Manager. En fonction de l’appétence de la personne pour cette fonction, celle-ci est perçue comme très attractive (c’est toujours agréable de chercher le meilleur tarif, d’endosser le rôle d’un « détective » du meilleur prix !) ou bien au contraire comme une charge supplémentaire et chronophage. Ce dernier point montre aussi que le temps passé en recherches diverses est souvent dû à une méconnaissance du métier. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle l’AFTM propose depuis plusieurs années déjà, des formations thématiques, destinées à ce public novice. L’une de ces formations phares traite par exemple des fondamentaux du métier de Ttravel Mmanager : comment organiser les déplacements professionnels de façon efficaces, communiquer en interne sur la politique voyage de l’entreprise…


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