Travel Manager (1/3) : Hôtellerie d’affaires. Bienvenue en terre inconnue !

De nouveaux entrants et pure-players arrivent sur le marché de l’hôtellerie d’affaires et chamboulent les habitudes. Face à ce développement, les entreprises doivent repenser leurs processus de gestion des réservations de nuitées. Une démarche indispensable pour qui veut garder le contrôle des dépenses hôtelières. Le tout en maîtrisant les risques sécuritaires de leurs collaborateurs en déplacement.

L’optimisation des dépenses liées à l’hôtellerie d’affaires est plus que jamais d’actualité dans les entreprises. D’autant qu’elles représentent souvent le second centre de coût voyage d’affaires, après l’aérien. En cause ? Le développement des offres business proposées par les pure-players et les nouveaux entrants, dont les spécialistes de l’hébergement collaboratif tels qu’Airbnb. L’enjeu est d’autant plus important que les voyageurs d’affaires, de plus en plus connectés et adeptes de la désintermédiation, n’hésitent pas à pratiquer l’open booking.  GBTA (Global Business Travel Association) estime ainsi qu’entre 20 et 50 % des réservations hôtelières affaires se font en dehors des canaux de réservation mis en place par l’entreprise. Une démarche qui n’est pas sans conséquence sur la maîtrise des coûts pour l’entreprise et des risques pour les voyageurs.

Centraliser les hôtels référencés

Pour éviter ces réservations « sauvages », mieux vaut alors que l’entreprise référence ces nouveaux acteurs dans sa politique hôtelière. Une démarche qui nécessite que le travel manager identifie préalablement la plus-value de ces plateformes alternatives. Il lui incombe également d’évaluer les risques encourus par ses collaborateurs en fonction de leurs profils, des types de déplacements à réaliser ainsi que des pays de destination. Un exercice impérieux qui lui permettra de limiter  si nécessaire le recours à certaines de ces plates-formes. Enfin, à lui également de trouver l’équilibre entre ces nouveaux acteurs et les hôteliers avec lesquels il travaille habituellement. Et ce de manière notamment à respecter avec ces derniers ses engagements de volume de nuitées.

Intégrer ces nouveaux acteurs dans l’outil de réservation de voyages

Autre objectif du travel manager : garder une visibilité optimale sur les dépenses et les itinéraires des voyageurs d’affaires. L’idéal consiste alors à intégrer ces nouveaux établissements hôteliers ou autres plateformes alternatives dans son outil de réservation en ligne, si ce dernier le permet. L’entreprise limitera ainsi l’open booking. Le travel manager pourra par ailleurs récupérer les données de réservation. Ainsi, il pourra automatiser la gestion des notes de frais. Il pourra également garder une visibilité optimale sur les coûts liés aux réservations hôtelières et sur les itinéraires de leurs voyageurs.


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Opter pour une solution de paiement ad hoc pour l’hôtellerie d’affaires

Au-delà de la réservation, la contrôle des dépenses liées à l’hôtellerie d’affaires, notamment auprès des nouveaux du marché, peut également passer par le mode de paiement utilisé. Les opérateurs de cartes logées (en agence de voyage) ou de cartes virtuelles s’ouvrent peu à peu à ces nouveaux spécialistes de l’hébergement d’affaires. Ces solutions de paiement centralisent les dépenses hôtelières (entre autres) et limitent les éventuels écarts des voyageurs. Lorsqu’elles sont associées à un outil de reporting voyages d’affaires, elles permettent également aux travel managers de connaître précisément les différentes typologies de dépenses hôtelières. Et ainsi, d’en améliorer le pilotage et le contrôle !


Supplément partenaire réalisé et animé par American Express. La rédaction des Echos n'a pas participé à sa réalisation.

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