Traver Manager 2/2 : prêts au grand saut ?

Interview de Lukrecya Payen, administrateur au sein de l’Association Française des Travel Managers (AFTM).

Lukrecya Payen, administrateur au sein de l’Association Française des Travel Managers (AFTM), revient sur les défis qui marqueront le quotidien des Gestionnaires de Voyages dans les années à venir.

Instinct Business : Quels grands défis les TM vont-ils devoir relever dans les années à venir ?

SONY DSCLukrecya Payen : La principale tendance en la matière relève avant tout de la technologie et de la mobilité qu’elle engendre. Le monde n’a jamais été aussi connecté et envahi d’informations en tout genre. Dans le voyage loisirs, la technologie a énormément évolué ces dernières années. Elle met aujourd’hui à la disposition du voyageur des outils de réservation rapides, ergonomiques, conviviaux et simples d’utilisation. Si dans le voyage d’agrément, la technologie est arrivée à maturité, ce n’est cependant pas toujours le cas des outils réservés aux déplacements professionnels. Ils peuvent apparaître pour certains compliqués à utiliser et peu attractifs. Ce sont d’ailleurs souvent les raisons invoquées par les voyeurs professionnels pour pratiquer l’open booking. Ce terme désigne le fait de réserver sur les sites des compagnies aériennes ou autres hôtels, plutôt que de passer par le canal de réservation préconisé par l’entreprise. Cette démarche est renforcée par l’attractivité des programmes de « fidélisation », proposés par les grands acteurs du marché du voyage, qui incitent autant que possible les voyageurs à réserver en direct.

IB : Quels sont les risques liés à ces démarches ?

L.P. : Nombreux sont ceux qui pensent que la gestion de voyages est à la portée du premier venu. Notamment grâce au sacro-saint internet, ou l’on trouve absolument tout, mais aussi souvent n’importe quoi… Certes, la réservation « en direct » permet à l’entreprise de s’affranchir des frais d’agences. Néanmoins, le risque est grand pour les entreprises et ce, à différents niveaux.

IB : Quels sont ces risques ?

L.P. : Le Travel Manager peut d’abord difficilement vérifier que la prestation a été obtenue au meilleur tarif. D’autre part, ce type de réservation via internet expose l’entreprise à des risques financiers, notamment liés à la protection des données de l’entreprise et de ses collaborateurs. Par ailleurs, elle ne permet pas à l’employeur de localiser son collaborateur. Une démarche pourtant indispensable pour assurer sa sécurité et répondre à ses obligations légales et pénales en termes de santé et de sécurité du voyageur. Enfin, l’open booking ne facilite pas le reporting. Impossible pour une entreprise de suivre ses coûts sans centralisation des réservations voire des paiements ! En d’autres termes, si tout le monde va sur internet pour réserver ses billets d’avion, il ne peut y avoir de contrôle en amont du voyage (coûts, respect de la politique voyages de l’entreprise, sécurité du voyageur) ni pendant le voyage. En cas de problème, l’accompagnement, l’assistance seront donc compliquées. Il y aura une grande perte de temps dans la localisation des salariés. Quant à la gestion des notes de frais, elle ne peut se faire qu’a posteriori, une fois les dépenses réalisées. Difficile alors pour l’employeur de faire machine arrière et de ne pas rembourser le collaborateur…

IB : Comment le Travel Manager peut-il relever ces différents défis ?

L.P. : Au lieu de prendre ce sujet en aval, il convient donc de s’y intéresser dès l’amont. Inclure le travel dans son ensemble au pilotage de l’entreprise permet d’éviter beaucoup d’écueils. La communication est alors la clé de voûte de toute bonne gestion du voyage d’affaires, quelle que soit la taille de l’entreprise. Plus la société est grande, plus la communication doit être ciblée. En raisonnant par l’absurde, la situation pourrait être la suivante : si le Travel Manager négocie 100% de ses tarifs entreprise à 0€ mais que les collaborateurs ne reçoivent pas l’information, ces derniers continueront à réserver au prix fort ! Les applications sur mobile, dès lors qu’elles sont bien choisies et correctement paramétrées, peuvent à cet effet s’avérer très efficaces.


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